องค์การ หมายถึง ระบบเปิดที่มีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ระบบนี้ประกอบด้วย ปัจจัยนำเข้า (Input) กระบวนการเปลี่ยนแปลง (Transformation) และผลผลิต (Output)
(Katz and Kahn, 1978)
สำนักงาน (Office) หมายถึงศูนย์สั่งการขององค์การหรือธุรกิจต่าง ๆ หมายรวมถึง สถานที่ใช้ในการบริหารงานหรือสั่งการของทั้งธุรกิจ รัฐบาล และ รัฐวิสาหกิจ สำนักงานเป็นที่สำหรับบริหารงาน เป็นที่ซึ่งพนักงานทำงาน และ เป็นที่จัดการเกี่ยวกับเอกสาร กล่าวคือ เป็นที่ซึ่งมีกิจกรรมการโต้ตอบด้านเอกสาร และการเก็บเอกสาร
การจัดองค์การ
การจัดองค์การ (Organizing) มีหลายความหมายดังนี้
หลักการจัดองค์การ
หน้าที่ด้านการจัดองค์การ (Organizing) ซึ่งเป็นหนึ่งในห้าหน้าที่หลักๆ ของหลักการจัดการทั่วไป เป็นตัวกำหนดที่สำคัญว่าองค์การได้มีการใช้ทรัพยากรทางด้านบุคคลและที่ไม่ใช่บุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ ประโยชน์ในด้านต่างๆ ที่การจัดองค์การก่อให้เกิดขึ้นได้แก่
หลักการจัดองค์การ (Organizing Principles) หมายถึง กฎ หลักเกณฑ์พื้นฐาน หรือ ข้อเท็จจริง ที่เป็นที่ยอมรับและควรนำไปใช้ภายในองค์การเพื่อให้เกิดประสิทธิผลในการปฏิบัติงานสูงสุด โดยทั่วไปจะยึดหลักการการจัดองค์การดังต่อไปนี้
ในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งจะต้องกำหนดหรือระบุวัตถุประสงค์ของงานอย่างชัดเจน ให้เป็นที่เข้าใจ และยอมรับโดยผู้ที่เกี่ยวข้องที่ต้องดำเนินการตามวัตถุประสงค์นั้นๆ ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ในการจัดสำนักงาน ได้แก่ การประสานกิจกรรมต่าง ๆ โดยมีการประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ต้นทุนในการดำเนินกิจกรรมใดๆ ต่ำลง และผลผลิตจากการดำเนินการนั้นๆ สูงขึ้น โดยถือว่าเป็นหน้าที่ที่ต้องให้ความสะดวกหรือให้บริการแก่หน้าที่อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในองค์การ จัดเตรียมข้อมูลที่ถูกต้องและมีพร้อมที่จะนำมาใช้ได้ทันทีเมื่อจำเป็นต้องใช้
ความรับผิดชอบขององค์การเป็นภาระผูกพันของบุคคลในการปฏิบัติงานอย่างใดอย่างหนึ่ง เพื่อให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ ดังนั้นผู้บริหารงานจะต้องพิจารณากำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบที่สำคัญของผู้ใต้บังคับบัญชา
อำนาจหน้าที่ (authority) หมายถึง สิทธิที่จะออกคำสั่งและอำนาจหน้าที่ที่จะทำให้ผู้อื่นปฏิบัติตาม ซึ่งอำนาจหน้าที่จะต้องได้รับมอบหมายจากผู้บังคัญบัญชาที่อยู่เหนือขึ้นไป แต่ละบุคคลในองค์การต้องได้รับอำนาจหน้าที่ที่เหมาะสมกับความรับผิดชอบ (responsibility) ตามหน้าที่ที่ได้รับ และจำเป็นต้องทำควบคู่กัน เพื่อที่จะสามารถปฏิบัติหน้าที่ให้ลุล่วงไปได้ด้วยดี
หลักข้อนี้ถือว่าผู้ใต้บังคับบัญชาควรปฏิบัติตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชาเพียงคนเดียวเท่านั้น ทั้งนี้เพื่อป้องกันความสับสน โดยแต่ละบุคคลต้องทราบอย่างชัดเจนว่า ตนต้องรายงานการปฏิบัติงานขึ้นตรงต่อใคร หรือรับคำสั่งการปฏิบัติงานหรือรับผิดชอบในการทำงานขึ้นตรงต่อผู้บังคับบัญชาคนใด
การจัดองค์การที่มีประสิทธิผลจะประกอบด้วยบุคลากรที่ทำงานตามที่ได้รับมอบหมาย การมอบหมายงานต้องระบุให้ชัดเจนว่าบุคคลใดทำหน้าที่อะไร และจำนวนผู้ปฏิบัติงานนั้นๆ มีจำนวนเท่าใด ใครรับผิดชอบหรือมีหน้าที่ในส่วนใด หรือ ระบุให้ชัดเจนลงไปว่าทุกคนมีหน้าที่รับผิดชอบในเนื้องานเดียวกันทั้งหมด
หมายถึงการกำหนดสายการบังคับบัญชาภายในหน่วยงานให้ชัดเจนว่า ใครปกครองบังคับบัญชาใครบ้าง พร้อมทั้งระบุถึงจำนวนผู้ใต้บังคับบัญชาที่เหมาะสมขึ้นตรงต่อผู้บังคัญบัญชาหนึ่งคน ซึ่งขั้นอยู่กับธรรมชาติและขนาดของงานนั้นๆ
แต่ละฝ่ายต้องมีวัตถุประสงค์หรือมีเป้าหมายในการปฏิบัติงานร่วมกัน แต่ละหน้าที่มีความสัมพันธ์กันและต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่สำคัญของธุรกิจร่วมกัน
การกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่ บุคลากร และสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อให้การประสานงานและการติดต่อสื่อสารระหว่างกันเป็นไปอย่างถูกต้องและคล่องตัวยิ่งขึ้น
เพื่อให้บุคลากรเกิดความชำนาญเฉพาะอย่าง ในการทำงาน เมื่อมีการแบ่งงานกันทำแล้วจะต้องสรรหาหรืออบรมบุคลากรให้มีความรู้ความสามารถทำงานที่มีอยู่ และเมื่อทำงานเหล่านั้นซ้ำๆ ก็จะเกิดทักษะขึ้นมา ผลงานที่ทำได้จะดีกว่าการไปทำงานหลาย ๆ ด้าน แล้วไม่เกิดทักษะในด้านหนึ่งด้านใดโดยเฉพาะ
ความสำคัญและความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานหลัก (line) และ หน่วยงานที่ปรึกษา (staff) เป็นประเด็นหนึ่งในการพิจารณาจัดโครงสร้างขององค์การ เป็นหลักการที่จะช่วยลดปัญหาความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นได้ในการทำงานระหว่างหน่วยงานหลัก และหน่วยงานที่ปรึกษา นอกจากการจัดโครงสร้างองค์การโดยคำนึงถึงบทบาทของงานในลักษณะหน่วยงานหลักและหน่วยงานที่ปรึกษาแล้ว ยังมีหลักการจัดโครงสร้างองค์การในรูปแบบอื่นอีกเช่นกัน
นอกจากหลักการจัดองค์การที่กล่าวถึงข้างต้น 10 หลักการแล้ว ยังมีหลักการจัดการองค์การอื่นๆ อีกมากมายที่มิได้กล่าวถึงในที่นี้ ยิ่งไปกว่านั้นการเปลี่ยนแปลงรูปแบบในการดำเนินธุรกิจของโลกยุคดิจิตอลเช่นในปัจจุบันทำให้เกิดทฤษฎีและหลักการต่างๆ อีกมากมายที่ถูกพัฒนามาจากหลักการเดิมหรือถูกคิดค้นขึ้นมาใหม่เพื่อให้สอดคล้องกับการดำเนินกิจกรรมทางด้านการจัดการให้สอดคล้องกับยุคสมัย อย่างไรก็ตามหลักการหรือทฤษฎีที่เสนอไว้ ณ ที่นี้ เพียงพอที่จะเป็นแนวทางที่จะนำไปประยุกต์ใช้กับงานด้านการจัดการองค์การโดยทั่วไปได้อย่างเหมาะสม
โครงสร้างการจัดองค์การในสำนักงาน เป็นการจัดความสัมพันธ์ระหว่างอำนาจหน้าที่ ความรับผิดชอบและตำแหน่งงานขององค์การ แบ่งออกเป็น 3 แบบคือ
หมายถึง โครงสร้างองค์การที่เก่าแก่ที่สุดและง่ายที่สุด ประกอบด้วยหน่วยงานที่กำหนดการสั่งการและการควบคุมโดยมีสายการบังคับบัญชาตามลำดับขั้นจากผู้บริหารสูงสุดลงมายังผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นลำดับขั้นรองลงมา การจัดโครงสร้างแบบนี้เจ้าหน้าที่แต่ละหน่วยจะรับคำสั่ง คำแนะนำ และรายงานต่อผู้บังคับบัญชาคนเดียว การแบ่งสายงานเป็นไปตามเป้าหมายของงานหนึ่งๆ การสั่งการใดๆ ไม่สามารถข้ามสายงานได้ โครงสร้างประเภทนี้ใช้ได้ดีในธุรกิจขนาดเล็กหรือในกรณีการเริ่มต้นของธุรกิจที่มีโครงสร้างไม่ซับซ้อน
ข้อดี
ข้อเสีย
2. โครงสร้างองค์การแบบงานหลักและงานที่ปรึกษา (Line and Staff Structure Organization)
หมายถึง การจัดโครงสร้างขององค์การแบบนี้เป็นแบบผสมงานหลักและงานที่ปรึกษารวมกัน โดยที่โครงสร้างแบบงานหลักยังคงเป็นมิติของโครงสร้างที่จัดตามการดำเนินงานเพื่อบรรลุเป้าหมายหลักขององค์การ ในขณะที่มิติทางด้านงานที่ปรึกษาเกิดขึ้นเพื่อเป็นหน่วยงานสนับสนุน เพื่อให้บริการเฉพาะทางแก่หน่วยงานหลัก โครงสร้างแบบนี้จะช่วยแก้ปัญหาในเรื่องการขาดการแนะนำ โดยหน่วยงานที่ปรึกษาจะช่วยศึกษาค้นคว้า ให้คำแนะนำ ให้บริการ และช่วยแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานในสายงานให้กับหน่วยงานหลัก
ข้อดี
ข้อเสีย
3. โครงสร้างองค์การตามลักษณะหน้าที่ (Functional Organization)
เป็นการแบ่งสายงานออกตามลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชนิดที่ปฏิบัติอยู่ สายงานที่แบ่งนั้นโดยส่วนใหญ่จะเป็นโครงสร้างที่ใช้โดยเกือบทุกองค์การที่มีกิจการประเภทเดียวกัน เช่น องค์การประเภทโรงงานอุตสาหกรรม จะแบ่งสายงานเป็นด้าน การผลิต การขาย การตลาด การเงิน และ ประชาสัมพันธ์ โดยมอบอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบให้หน่วยงานเฉพาะไปโดยเด็ดขาด แต่ละงานจึงมีอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบที่จะทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ และ แต่ละงานจะมีผู้เชี่ยวชาญเฉพาะงานนั้นดูแล โครงสร้างองค์การแบบตามหน้าที่นี้เหมาะกับองค์การขนาดเล็กถึงขนาดกลาง
ข้อดี
ข้อเสีย
นอกจากโครงสร้างหลักๆ 3 แบบ ดังกล่าวข้างต้นแล้ว ยังมีโครงสร้างการจัดองค์การแบบอื่นอีก เช่น โครงสร้างองค์การแบบสายผลิตภัณฑ์ (Product Structure Organization) ซึ่งเป็นการจัดโครงสร้างองค์การแบ่งกลุ่มการบริหารงานตามสายผลิตภัณฑ์ขององค์การ โดยที่ในแต่ละกลุ่มนั้นจะมีหน่วยงานตามหน้าที่หลักๆ เพื่อดำเนินงานในด้านเหล่านั้นโดยตรง ตัวอย่างเช่น กลุ่มผลิตภัณฑ์ปลากระป๋องของบริษัทเพื่อนไทย ก็จะมีฝ่ายขายและฝ่ายการตลาด แยกดำเนินจากฝ่ายขายและฝ่ายการตลาดของกลุ่มผลิตภัณฑ์รองเท้าแตะของบริษัทเพื่อนไทย
โครงสร้างองค์การอีกลักษณะหนึ่งได้แก่ โครงสร้างแบบแมตทริคส์ (Matrix Structure) ซึ่งในโครงสร้างองค์การแบบนี้จะมีส่วนของ”ผู้จัดการโครงการ” (Project Manager) ของแต่ละกลุ่มงานย่อยเข้ามาควบคุมดูแลทีมงานซึ่งถูกมอบหมายให้ดำเนินงานในส่วนของโครงการหนึ่งๆ (Project) ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการสมชาย จะดูแลทีมงานฝ่ายขายและฝ่ายการตลาดของโครงการบ้านจัดสรร”บ้านไร่” ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของทีมงานฝ่ายขายและฝ่ายการตลาดทั้งหมดขององค์การ ในขณะที่ ผู้จัดการสมหญิง จะรับผิดชอบทีมงานฝ่ายขายและฝ่ายการตลาดของโครงการบ้านจัดสรร”บ้านสวน”
การจัดองค์กร
การจัดองค์กรประกอบด้วย
(1) ฝ่ายบริหารงานทั่วไป
(2) ฝ่ายบริหารชุดวิชา
(3) ฝ่ายจัดระบบและออกแบบสื่อการศึกษา
(4) ฝ่ายประสานการผลิตสื่อการศึกษา
(5) ฝ่ายวิจัยและประเมินสื่อการศึกษา และ
(6) ฝ่ายบริการเครือข่าย และฐานความรู้การศึกษาไร้พรมแดน ซึ่งแต่ละฝ่ายมีหน้าที่รับผิดชอบดังนี้
ฝ่ายบริหารงานทั่วไป
รับผิดชอบ (1)งานธุรการและสารบรรณ มีหน้าที่เกี่ยวกับการรับ-ส่งหนังสือ ร่าง โต้ตอบหนังสือ จัดพิมพ์หนังสือและเอกสาร จัดเก็บรักษาและรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้อง ดำเนินการประสานงานด้านบริการ ประสานงานการจัดทำแผนงาน งบประมาณ การประชาสัมพันธ์และการประชุมต่าง ๆ (2)งานการเงินและพัสดุ มีหน้าที่ประสานงานการเบิกจ่ายเงินสนับสนุนการดำเนินงาน การจัดซื้อจัดจ้างและเบิกจ่ายพัสดุ จัดทำบัญชี ควบคุมพัสดุ
ฝ่ายบริหารชุดวิชา
(1) งานบริหารจัดการ มีหน้าที่นำเสนอการแต่งตั้งกลุ่มผลิต รายวิชาและผู้ร่วมผลิตปฏิบัติงานผู้จัดการประจำกลุ่มผลิตรายวิชา ในด้านการวางแผน เตรียมการ ติดตามและ รวบรวมข้อมูลความก้าวหน้าของกลุ่มผลิตรายวิชา และทำรายงานความก้าวหน้าต่อโครงการ
(2) งานจัดพิมพ์ ต้นฉบับ มีหน้าที่ดูแลการจัดพิมพ์ แก้ไข เพิ่มเติมต้นฉบับสื่อสิ่งพิมพ์ให้สมบูรณ์
ฝ่ายจัดระบบและออกแบบสื่อการศึกษา
(1) งานจัดระบบสื่อการศึกษา มีหน้าที่ในการวางแผนผลิตสื่อการศึกษา จัดระบบสื่อการศึกษา เก็บรวบรวมข้อมูลสื่อการศึกษา
(2) งานออกแบบสื่อการศึกษา มีหน้าที่ในการออกแบบสื่อประสมสำหรับการศึกษาไร้พรมแดน
(3) งานพัฒนาและผลิตสื่อต้นแบบ มีหน้าที่ในการวิจัยเพื่อพัฒนาสื่อการศึกษาและผลิตสื่อต้นแบบสื่อประสม ประสานงานควบคุมกำกับดูแลการผลิตสื่อแต่ละประเภท ดำเนินการทดสอบประสิทธิภาพและประเมินชุดสื่อประสมที่ผลิตขึ้น
ฝ่ายประสานการผลิตสื่อการศึกษา
รับผิดชอบงานประสานการผลิตสื่อผ่านจอภาพ สื่อผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ สื่อสิ่งพิมพ์ สื่อโสตทัศน์ และสื่อโทรคมนาคม โดยมีหน้าที่นำเสนอการแต่งตั้งคณะทำงานผลิตสื่อประจำรายวิชา และปฏิบัติงานเลขานุการคณะทำงานผลิตสื่อประจำรายวิชา ประมวลแผนผลิตสื่อที่กลุ่มผลิตรายวิชาได้จัดทำขึ้นเพื่อติดต่อประสานงานกับบุคลากรในหน่วยงานผลิตสื่อ และคณาจารย์ที่เป็นนักวิชาการด้านเนื้อหาในขั้นตอนการวางแผน เตรียมการ ดำเนินการผลิต การทดสอบประสิทธิภาพและประเมินสื่อแต่ละประเภท รวมทั้งประสานการผลิตชุดสื่อประสมที่กำหนดและผลิตโดยกลุ่มผลิตรายวิชา
ฝ่ายวิจัยและประเมินสื่อการศึกษา
(1) งานวิจัยสื่อการศึกษาไร้พรมแดน มีหน้าที่เกี่ยวกับการศึกษา ค้นคว้า วิจัยเกี่ยวกับสื่อการศึกษาไร้พรมแดน ทดสอบประสิทธิภาพสื่อแต่ละประเภทและสื่อประสม รวมทั้งรวบรวมจัดทำระบบฐานข้อมูลการวิจัยเกี่ยวกับสื่อการศึกษาไร้พรมแดน
(2) งานประเมินสื่อการศึกษา มีหน้าที่กำหนดวัตถุประสงค์ แนวทาง วิธีการประเมิน ร่วมกับนักวิชาการด้านเนื้อหาในการสร้างเครื่องมือการประเมิน วิเคราะห์ ปรับปรุงเครื่องมือประเมินและประเมินการใช้ชุดสื่อประสมสำหรับชุดวิชาต่าง ๆ โดยเน้นการประเมินครบวงจร เพื่อให้แน่ใจว่าสื่อแต่ละประเภททำหน้าที่อย่างดีที่สุดในตัวมันเองและในชุดสื่อประสมที่ต้องทำหน้าที่ถ่ายทอดเนื้อหาและประสบการณ์ร่วมกับสื่อประเภทอื่นไม่ว่าจะในฐานะสื่อหลักหรือสื่อเสริม
(3) งานประกันคุณภาพการศึกษาไร้พรมแดน มีหน้าที่กำหนดมาตรฐาน หลักเกณฑ์ วิธีการควบคุมคุณภาพ การตรวจสอบคุณภาพและการประเมินคุณภาพการศึกษาไร้พรมแดน
ฝ่ายบริการเครือข่ายและฐานความรู้การศึกษาไร้พรมแดน
รับผิดชอบ
(1)งานบริการฐานความรู้ มีหน้าที่ในการบริหารฐานข้อมูลและให้บริการข้อมูลความรู้ทางวิชาการเกี่ยวกับการศึกษาไร้พรมแดน
(2) งานบริการสื่อสารผ่านจอภาพ มีหน้าที่ให้บริการการเรียนทางไกลและการประชุมทางไกลแบบสื่อสารสองทางผ่านระบบสื่อสารดาวเทียมและระบบเครือข่ายใยแสงความเร็วสูง
(3)งานบริการผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ มีหน้าที่ควบคุมดูแลระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และให้บริการผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร